Les variables du calcul

Avant de calculer, identifiez vos données de base :

Côté coût actuel :

  • Nombre de dossiers relancés par mois
  • Temps moyen consacré à chaque relance (saisie, envoi, suivi)
  • Coût horaire chargé de l'agent qui relance
  • Taux de recouvrement actuel

Côté coût du logiciel :

  • Abonnement mensuel selon votre volume
  • Coûts canaux (email, SMS, courrier, appel)

Côté gain :

  • Amélioration attendue du taux de recouvrement
  • Heures libérées par mois

Le coût horaire chargé : le chiffre que tout le monde sous-estime

En France en 2026, le salaire brut moyen d'un assistant administratif se situe entre 1 800 et 2 000 euros par mois. Le coût chargé pour l'employeur (charges patronales comprises) représente environ 1,42 fois le salaire brut. Pour un salaire brut de 1 900 euros, le coût mensuel chargé est d'environ 2 700 euros.

Sur une base de 35 heures par semaine, soit 151,67 heures par mois, le coût horaire chargé réel est d'environ 17,80 euros par heure.

Une relance manuelle complète - vérification du dossier, rédaction ou adaptation du message, envoi, mise à jour du tableau de suivi, traitement de la réponse - prend entre 15 et 30 minutes selon la complexité. Retenons 20 minutes par dossier comme hypothèse conservatrice.

Coût unitaire d'une relance manuelle : 20/60 × 17,80 = 5,93 euros par dossier.

Exemple 1 : 50 dossiers par mois (TPE, petite agence)

Situation actuelle :

  • 50 dossiers/mois × 20 min = 1 000 minutes = 16,7 heures/mois
  • Coût en temps : 16,7 × 17,80 = 297 euros/mois
  • Taux de recouvrement estimé (relance manuelle irrégulière) : 55 %
  • Ticket moyen : 500 euros
  • Montant mensuel à recouvrer : 25 000 euros
  • Encaissé mensuel : 13 750 euros

Avec automatisation (palier Essentiel, 89 euros/mois) :

  • Coût logiciel : 89 euros + canaux estimés 15 euros = 104 euros/mois
  • Temps libéré : 16 heures/mois (vos équipes ne font plus les relances courantes)
  • Taux de recouvrement attendu avec séquences automatisées : 70 %
  • Encaissé mensuel : 17 500 euros
  • Gain mensuel sur encaissé : +3 750 euros
  • Gain en temps valorisé : +16 × 17,80 = 285 euros/mois
  • ROI mensuel net : 3 750 + 285 - 104 = +3 931 euros

Exemple 2 : 500 dossiers par mois (PME, bailleur social, opérateur télécom)

Situation actuelle :

  • 500 dossiers/mois × 20 min = 10 000 minutes = 166,7 heures/mois
  • Ce volume correspond à environ 1 ETP entier dédié uniquement aux relances
  • Coût en temps : 166,7 × 17,80 = 2 967 euros/mois
  • Taux de recouvrement estimé : 60 %
  • Ticket moyen : 300 euros
  • Montant mensuel à recouvrer : 150 000 euros
  • Encaissé mensuel : 90 000 euros

Avec automatisation (palier Croissance, 299 euros/mois) :

  • Coût logiciel : 299 euros + canaux estimés 150 euros = 449 euros/mois
  • Temps libéré : 160 heures/mois (1 ETP réaffecté)
  • Taux de recouvrement attendu : 72 %
  • Encaissé mensuel : 108 000 euros
  • Gain mensuel sur encaissé : +18 000 euros
  • Gain en temps valorisé : +2 848 euros/mois (ou 1 ETP réaffecté à des tâches à plus forte valeur)
  • ROI mensuel net : 18 000 + 2 848 - 449 = +20 399 euros

Exemple 3 : 5 000 dossiers par mois (grande structure, opérateur national)

À ce volume, le traitement manuel est simplement impossible. Même 10 agents à plein temps ne couvriraient que 3 000 dossiers par mois (à 20 min/dossier sur 35h). Les dossiers restants ne sont pas relancés. C'est du chiffre d'affaires abandonné.

Situation actuelle (avec 4 agents) :

  • Capacité réelle de relance manuelle : 2 400 dossiers/mois
  • 2 600 dossiers non relancés : taux de recouvrement quasi nul sur cette fraction
  • Coût 4 agents : 4 × 2 700 = 10 800 euros/mois
  • Taux de recouvrement global portefeuille : 45 % (pénalisé par les non-relancés)
  • Ticket moyen : 80 euros
  • Montant mensuel à recouvrer : 400 000 euros
  • Encaissé mensuel : 180 000 euros

Avec automatisation (palier Performance, 899 euros/mois) :

  • Coût logiciel : 899 euros + canaux estimés 800 euros = 1 699 euros/mois
  • 100 % des 5 000 dossiers relancés automatiquement
  • Taux de recouvrement attendu sur tout le portefeuille : 65 %
  • Encaissé mensuel : 260 000 euros
  • Gain mensuel sur encaissé : +80 000 euros
  • Économie sur masse salariale (2 agents réaffectés) : +5 400 euros/mois
  • ROI mensuel net : 80 000 + 5 400 - 1 699 = +83 701 euros

Tableau de décision synthétique

Volume Coût logiciel/mois Gain estimé/mois ROI mensuel net Délai de retour
50 dossiers 104 euros +4 035 euros +3 931 euros < 1 mois
500 dossiers 449 euros +20 848 euros +20 399 euros < 1 mois
5 000 dossiers 1 699 euros +85 400 euros +83 701 euros < 1 mois

Le ROI est positif dès le premier mois dans les trois cas. La variable qui change entre les scénarios n'est pas la rentabilité : c'est l'ampleur du gain absolue.

Les gains que ce calcul ne capture pas

Le ROI financier est la partie visible. Il y a des gains moins mesurables mais réels :

Réduction du DSO (Days Sales Outstanding). Chaque jour de retard supplémentaire dégrade votre BFR. Automatiser les relances avec des séquences déclenchées à J+5, J+15, J+30 réduit mécaniquement le délai moyen de paiement. Certains créanciers observent une réduction de 30 à 40 % de leur DSO après 3 mois d'utilisation.

Élimination des oublis. Une relance manuelle oubliée, c'est une créance qui vieillit. Plus une créance vieillit, moins elle est recouvrable : le taux de recouvrement passe de 90 % à 30 jours à 70 % à 90 jours selon les données AFDCC. Un logiciel ne rate jamais une relance.

Préservation de la relation client. Un ton calibré, des messages adaptés au profil du débiteur, une progression graduelle : l'automatisation professionnalise la relance sans la durcir inutilement.

Questions fréquentes

Comment estimer mon taux de recouvrement actuel ?
Divisez le montant effectivement encaissé sur les 12 derniers mois par le montant total des créances arrivées à échéance sur la même période. Si vous avez émis 500 000 euros de factures échues et encaissé 310 000 euros, votre taux de recouvrement est de 62 %. Ce chiffre est votre ligne de base pour calculer le gain potentiel.
Quel taux d'amélioration peut-on réellement attendre ?
Les données disponibles indiquent un gain de 10 à 15 points sur le taux de recouvrement pour les portefeuilles qui passent d'une relance manuelle irrégulière à une automatisation structurée. Ce gain vient de trois facteurs : meilleure couverture des dossiers, relances déclenchées plus tôt, et multicanal. Sur les portefeuilles déjà bien gérés, le gain est moindre (5 à 8 points) mais l'économie de temps reste significative.
Comment calculer le coût réel des canaux (SMS, courrier) ?
Demandez à l'éditeur un détail des coûts canaux. Un SMS coûte entre 0,05 et 0,10 euro. Un email est quasi gratuit. Un courrier postal avec AR coûte entre 2 et 4 euros. Un appel vocal de 30 secondes coûte entre 0,10 et 0,30 euro. Dans un scénario à 3 relances par dossier (email, SMS, courrier), comptez 0,10 à 0,50 euro de coûts canaux par dossier en moyenne selon les séquences configurées.

Solden vous permet de calculer votre ROI avant de signer. Renseignez votre volume, votre ticket moyen et votre taux de recouvrement actuel : nous vous produisons une estimation personnalisée. Abonnement de 89 à 899 euros/mois selon le volume, sans commission sur l'encaissé. Vous gardez 100 % de ce que vous récupérez.